Privacy Policy LABor

Algemeen

Studievereniging LABor hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Studievereniging LABor houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel de gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Studievereniging LABor zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door Studievereniging LABor verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • Op de juiste wijze inschrijven als lid, oud lid of extern lid;
  • Om contact te onderhouden en te informeren over Studievereniging LABor gerelateerde zaken;
  • Het heffen van contributie.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het aanmeldingsformulier van Studievereniging LABor.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Studievereniging LABor de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres;
  • Postcode;
  • Woonplaats;
  • Studentnummer;
  • Studiegegevens;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;

Uw persoonsgegevens worden door Studievereniging LABor opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de administratie voor maximaal zeven jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Studievereniging LABor verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinde;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Studievereniging LABor de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Adres;
  • Postcode;
  • Plaats;

Uw persoonsgegevens worden door Studievereniging LABor opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de (financiële) administratie voor maximaal zeven jaar.
Verwerking persoonsgegevens bestuursleden

Persoonsgegevens van bestuursleden worden door Studievereniging LABor verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • Inschrijving als bestuurslid bij de Kamer van Koophandel;
  • Overige gegevens om studievereniging LABor te besturen.

De grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het inschrijvingsformulier van de Kamer van Koophandel.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Studievereniging LABor de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Geboorteplaats;
  • Geslacht;
  • Studentnummer;
  • Adres;
  • Postcode;
  • Woonplaats;
  • Geldig identiteitsbewijs;
  • Burgerservicenummer (BSN);

Uw persoonsgegevens worden door Studievereniging LABor opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode:

  • Gedurende de periode dat het bestuurslid is aangesteld en/of staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en daarna alleen in de (financiële) administratie voor maximaal zeven jaar;
  • Gegevens van oud-bestuursleden worden langer bewaard in een apart document, dit betreft de gegevens; voornaam, tussenvoegsel, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres en adresgegevens.
Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
  • Het verzorgen van de financiële administratie;
  • Het verzorgen van uitnodigingen.

Studievereniging LABor verstrekt informatie aan derden bij verplichtingen van identificatie bij excursies, lezingen en workshops indien dit noodzakelijk is. Voor de verstrekking van uw persoonsgegevens wordt er eerst toestemming gevraagd aan de hand van een actieve toestemming.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Studievereniging LABor maakt gebruik van een aantal programma’s om optimaal te kunnen functioneren. De volgende programma’s zijn momenteel in gebruik;

  • Dropbox
  • Antagonist
Binnen de EU

Studievereniging LABor verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Studievereniging LABor verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan zestien jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Studievereniging LABor bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Indien Studievereniging LABor gegevens langer wil bewaren, zal hiervoor toestemming gevraagd worden.

Cookies

De website van studievereniging LABor, www.svlabor.nl, bevat geen cookies.

Publicatie foto’s

Gedurende activiteiten van Studievereniging LABor zullen er foto’s gemaakt worden en mogelijk gepubliceerd worden via een aantal van onze sociale media kanalen: Facebook, Instagram, Snapchat en onze website. Middels jouw aanwezigheid bij de activiteit, ga je akkoord met het publiceren van de desbetreffende foto’s. Indien je hier bezwaar tegen hebt, kan dit kenbaar gemaakt worden via de contactgegevens onderaan de Privacy Policy.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens studievereniging LABor van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten, deze back-ups worden maximaal twee jaar bewaard in ons archief.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze bestuursleden en commissieleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Inzage ledenadministratie

De toegang tot de ledenadministratie is zo beperkt mogelijk. Studievereniging LABor heeft een functionaris aangesteld, dit betreft de secretaris. Tevens is er een controlerende functie, deze wordt uitgevoerd door de voorzitter. Er zal jaarlijks een controle zijn vanuit Saxion Hogeschool omtrent het ledenaantal.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Incidenten

Indien er sprake is van een incident zal studievereniging LABor zo spoedig mogelijk contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Saxion Hogeschool en/of het Computer Security Information Response Team.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Indien wij er niet samen met u uitkomen, wat wij ten zeerste betreuren, dan u heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Studievereniging LABor
Ruimte A0.68
Handelskade 75
7417 DH Deventer
Tel.: +31 (0)88 019 38 36
E-mail: labor.led@saxion.nl

Laatst herzien op 11-02-2019